Protection des données & conformité RGPD

1. Minimisation des données

GUIRETAL est conçu pour traiter les informations nécessaires à la fourniture des fonctionnalités de recrutement.

Les données utilisées pour l'analyse doivent être pertinentes par rapport aux finalités du traitement.

Les utilisateurs doivent éviter d'importer des informations qui ne sont pas nécessaires au processus de recrutement.

Bon réflexe : importer uniquement les informations nécessaires à l'évaluation professionnelle du candidat.

2. Des finalités clairement définies

Les principales finalités des traitements sont notamment :

• Gestion des comptes utilisateurs
• Gestion des organisations
• Publication et gestion des offres
• Import et gestion des CV
• Analyse des profils
• Matching candidat ↔ offre
• Génération de scores
• Gestion des candidatures
• Analytics liés au recrutement
• Sécurité de la plateforme
• Gestion des abonnements
• Facturation
• Support

Les données ne doivent pas être utilisées à des fins incompatibles avec les finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

3. Données relatives aux candidats

GUIRETAL peut traiter les données présentes dans les CV importés par les organisations clientes. Ces données peuvent notamment inclure :

• Nom et prénom
• Coordonnées
• Expérience professionnelle
• Compétences
• Formations
• Diplômes
• Certifications
• Langues
• Intitulés de postes
• Parcours professionnel
• Autres informations professionnelles présentes dans le CV

Les organisations clientes doivent s'assurer qu'elles disposent d'une base légale appropriée pour traiter les données des candidats et qu'elles fournissent les informations nécessaires aux personnes concernées lorsque cela est requis.

4. Responsabilités des parties

Dans de nombreux scénarios d'utilisation professionnelle, l'organisation qui utilise GUIRETAL pour gérer son recrutement détermine les finalités et les moyens essentiels du traitement des données des candidats.

Dans ce contexte, l'organisation peut agir en qualité de responsable du traitement et NIMVEXA peut agir en qualité de sous-traitant pour les services fournis par GUIRETAL.

La qualification juridique exacte dépend du traitement concerné, du contexte et des accords contractuels applicables.

5. Sous-traitants et prestataires

GUIRETAL peut s'appuyer sur des prestataires techniques pour fournir certaines fonctionnalités. Ces prestataires peuvent intervenir notamment dans les domaines suivants : hébergement, stockage, intelligence artificielle, traitement des documents, OCR, paiement, envoi d'emails, monitoring, sécurité.

Prestataires actuellement utilisés par GUIRETAL :

• Stripe — traitement des paiements par carte bancaire
• OpenAI (via Emergent LLM Key) — analyse de CV et génération des scores de matching
• Tesseract OCR — reconnaissance optique de caractères sur les documents scannés
• Emergent — hébergement de la plateforme, stockage des documents et proxy des services d'IA
• MongoDB — base de données des comptes, candidats, offres et transactions

Prestataires supplémentaires (PayPal, Orange Money, autres) : [LISTE À COMPLÉTER LORSQU'ILS SERONT ACTIVÉS EN PRODUCTION]

6. Intelligence artificielle et recrutement

GUIRETAL utilise des technologies d'intelligence artificielle pour assister les recruteurs dans l'analyse des candidatures. Le moteur peut notamment analyser :

• Les compétences
• Les niveaux de compétences
• L'expérience
• Les années d'expérience
• La cohérence du parcours
• Les compétences transférables
• Les correspondances sémantiques
• La proximité entre le profil et les exigences d'une offre

Les résultats produits par GUIRETAL sont destinés à assister le recruteur. Un score de matching ne doit pas être considéré comme une décision automatique définitive concernant un candidat. Le recruteur ou l'organisation cliente reste responsable de la décision de recrutement.

7. Décisions automatisées et intervention humaine

GUIRETAL fournit des outils d'analyse et de classement destinés à assister les professionnels du recrutement.

Selon la manière dont une organisation configure et utilise la plateforme, certaines fonctionnalités peuvent avoir des implications en matière de décision automatisée.

Les organisations clientes doivent évaluer leurs propres traitements et mettre en place les mesures nécessaires lorsque la réglementation applicable l'exige.

GUIRETAL ne doit pas être utilisé comme unique fondement pour prendre automatiquement une décision produisant des effets juridiques ou affectant significativement une personne sans analyse préalable des exigences légales applicables.

8. CV scannés et OCR

GUIRETAL peut traiter des CV scannés ou des documents sous forme d'image à l'aide de technologies OCR. L'OCR transforme l'image en texte afin de permettre son analyse.

La reconnaissance automatique peut comporter des erreurs, notamment concernant :

• Caractères
• Accents
• Dates
• Numéros
• Adresses email
• Informations mal imprimées ou manuscrites

Les utilisateurs doivent vérifier les informations extraites avant de prendre une décision concernant un candidat. Le badge « CV scanné / OCR » indique qu'un document a été traité par OCR.

9. Sécurité des données

Selon l'architecture et les services utilisés, GUIRETAL met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à protéger les données contre l'accès non autorisé, la perte, la destruction, la modification, la divulgation non autorisée et les utilisations frauduleuses.

Les mesures actuellement implémentées dans GUIRETAL comprennent notamment :

• Authentification obligatoire (JWT) pour l'accès aux ressources
• Contrôle d'accès basé sur les rôles (RBAC)
• Gestion des permissions par organisation
• Journaux d'audit sur les actions sensibles
• Rate limiting et détection des abus
• Protection des API par tokens signés
• Isolation des données par organisation (multi-tenant)
• Sauvegardes assurées par l'infrastructure d'hébergement

10. Contrôle des accès

GUIRETAL utilise un système de rôles et permissions permettant de limiter l'accès aux fonctionnalités et aux données selon le rôle et l'organisation de l'utilisateur.

Les rôles actuellement définis dans la plateforme sont notamment :

• Recruteur — accès aux offres et candidatures de son organisation
• Manager — gestion des équipes et des ressources de l'organisation
• Admin — administration complète de l'organisation
• Billing admin — gestion de la facturation et de l'abonnement
• Super-admin — administration globale de la plateforme

Les droits d'accès sont déterminés selon le rôle et l'organisation de l'utilisateur.

11. Traçabilité et audit

Certains événements sensibles peuvent être journalisés dans GUIRETAL afin de :

• Renforcer la sécurité
• Détecter les comportements anormaux
• Faciliter les investigations en cas d'incident
• Assurer la traçabilité des actions administratives

Les journaux d'audit sont consultables par les administrateurs autorisés de l'organisation et par les super-administrateurs de la plateforme.

12. Conservation des données

Les données doivent être conservées pendant une durée proportionnée aux finalités du traitement et aux obligations légales applicables. Les durées ci-dessous seront précisées à mesure de l'évolution de la politique de conservation.

13. Vos droits

Selon la législation applicable, les personnes concernées peuvent notamment disposer des droits suivants :

• Droit d'accès
• Droit de rectification
• Droit à l'effacement
• Droit à la limitation
• Droit d'opposition
• Droit à la portabilité lorsque applicable
• Droit de retirer son consentement lorsque applicable

Les modalités d'exercice de ces droits peuvent dépendre de la relation entre la personne concernée, l'organisation cliente et NIMVEXA.

14. Exercer vos droits

Pour exercer vos droits, nous vous recommandons le parcours suivant :

• Identifier l'organisation responsable du traitement (souvent l'organisation qui a importé le CV).
• Contacter cette organisation lorsque celle-ci est responsable du traitement.
• Contacter NIMVEXA lorsque la demande concerne directement les traitements effectués par NIMVEXA.

Email : [EMAIL RGPD À COMPLÉTER]

Adresse : [ADRESSE À COMPLÉTER]

15. Gestion des incidents de sécurité

NIMVEXA met en place des mécanismes destinés à détecter, analyser et traiter les incidents de sécurité affectant les données personnelles.

Lorsqu'une violation de données personnelles survient, les mesures appropriées sont prises conformément aux obligations légales applicables.

Lorsque cela est requis, les autorités compétentes et les personnes concernées peuvent être informées conformément à la réglementation applicable.

16. Transferts internationaux

Certains fournisseurs utilisés par GUIRETAL peuvent traiter des données depuis des pays situés en dehors de l'Espace économique européen.

Lorsque de tels transferts existent, les mécanismes et garanties appropriés doivent être mis en place conformément au RGPD et au droit applicable.

Les informations détaillées concernant les transferts et les garanties applicables peuvent être obtenues auprès de NIMVEXA.

17. Accord de traitement des données

Cette section est destinée aux clients professionnels souhaitant conclure un accord dédié au traitement des données personnelles avec NIMVEXA.

18. En savoir plus

Pour obtenir des informations détaillées concernant les données collectées, les finalités des traitements, les cookies et les modalités générales de protection des données, consultez notre Politique de confidentialité.

19. Responsabilités des organisations clientes

Les organisations utilisant GUIRETAL restent responsables de leurs propres traitements de données personnelles. Elles doivent notamment :

• Disposer d'une base légale appropriée
• Informer les candidats lorsque cela est requis
• Utiliser les données uniquement pour des finalités légitimes
• Respecter les durées de conservation applicables
• Gérer correctement les accès de leurs utilisateurs
• Ne pas importer de données inutilement
• Respecter les droits des personnes concernées
• Vérifier les résultats produits par les outils d'intelligence artificielle avant toute décision importante

20. Vers un recrutement responsable

GUIRETAL cherche à fournir des outils d'analyse permettant aux recruteurs d'examiner les profils avec davantage de contexte.

21. Mise à jour

Cette page peut être mise à jour afin de refléter l'évolution de GUIRETAL, de ses fonctionnalités, de son architecture ou des exigences réglementaires applicables.